Elektroniczny obieg dokumentów – potoczne określenie systemu informatycznego do zarządzania obiegiem zadań oraz dokumentów działającego w oparciu o mechanizmy typu workflow.
Wraz z upowszechnieniem się oprogramowania działającego w technologii thin client pojęcie systemów elektronicznego obiegu dokumentów nabrało szerszego zastosowania. W chwili obecnej najszersze zastosowanie systemów elektronicznego obiegu dokumentów upatruje się w popularyzacji rozwoju społeczeństwa informacyjnego, a co za tym idzie w popularyzacji dostępu do rozwiązań e-Government.
Najbardziej rozbudowanymi systemami pracy grupowej są systemy klasy DMS – Document Management System, potocznie zwane Systemami Elektronicznego Obiegu Dokumentów (EOD). W obszarze Obsługi Klienta system taki może też być rozszerzony o moduł Elektronicznej Skrzynki Podawczej. Najbardziej popularną Elektroniczną Skrzynką Podawczą (ESP) w Polsce jest platforma ePUAP wykorzystywana w sektorze publicznym. Duże firmy najczęściej wdrażają własne moduły ESP lub całe systemy klasy EOD, których jednym z modułów jest właśnie Elektroniczna Skrzynka Podawcza.
Moduły z jakich powinien składać się Zintegrowany System Elektronicznego Obiegu Dokumentów w firmie:
Moduły funkcjonalne dla Klienta:
– Moduł Katalog spraw Klienta (stworzony zgodnie z Bibllioteką ITIL),
– Moduł Elektroniczna Skrzynka Podawcza (ESP),
Moduły funkcjonalne dla Pracownika:
– Moduł Elektroniczna kancelaria (eKancelaria),
– Moduł użytkownika EOD (podobny do systemu Outlook tylko, że zamiast wiadomości są w nim sprawy),
– Moduł Repozytorium dokumentów,
– Moduł Archiwum dokumentów (eArchiwum),
Moduły techniczne:
– Moduł Administracyjny,
– Moduł OCR do rozpoznawania tekstu,
– Moduł Workflow do modelowania procesów przepływu pracy w systemie EOD.
